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Administration des concerts pour organisateurs

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Gestion administrative des concerts pour les organisateurs

Choisir une date, trouver un musicien/un groupe, s’assurer de la logistique autour de l’évènement, accueillir des spectateurs… Voilà à quoi ressemble l’organisation d’un concert. Mais mettre en place ce type d’évènements, c’est aussi décider de promouvoir un ou plusieurs artistes. Il est donc dès lors important de prendre conscience de votre responsabilité vis-à-vis de ce personnel temporaire : lorsque quelqu’un travaille, il doit être déclaré et rémunéré.

Pour ce faire, plusieurs options sont possibles et s’avèrent être très simples. Nous en aborderons quatre ici.

Par contre, si vous faites le choix d’ignorer votre devoir, il n’y aura que des issues compliquées : pas d’assurance en cas d’accident, sanctions lourdes en cas de contrôle de l’inspection du travail, complications pour les artistes qui ne sont pas déclarés à accéder à une situation correcte grâce notamment au statut d’artiste, etc.

Afin d’éviter cela, voici 4 possibilités :

 

1. Le Bénévolat

La loi prévoit qu’une organisation peut recourir à des travailleurs bénévoles. En faisant ce choix, aucun contrat ne doit être rédigé entre le volontaire et vous. Toutefois, il est obligatoire pour l’organisateur de pouvoir renseigner certaines informations aux travailleurs, et notamment de disposer d’une assurance adéquate. C’est à vous que revient la responsabilité d’assurer les bénévoles.

Par ce moyen, il est également possible pour le travailleur volontaire de percevoir une certaine forme de rémunération (maximum 34,03€ par jour). Ces montants perçus ne sont pas imposables car ils ne sont pas considérés comme des revenus, mais comme une indemnisation du bénévole.

Cependant, l’ONEM doit en être averti si cela concerne des demandeurs d’emploi ou des personnes disposant d’allocations d’insertion, sous peine de sanctions.

Le bénévolat est une option appréciée des jeunes et des amateurs de spectacles, car cela leur permet de participer à un événement, sans que cela soit considéré comme une activité professionnelle réelle.

 

2. Le RPI – Le Régime des Petites Indemnités

Il s’agit en fait d’un « défraiement », plutôt que d’une rémunération. Cela sert principalement à couvrir les frais que l’artiste a pu avoir au cours de sa mission. Le RPI concerne uniquement les prestations artistiques, il ne peut pas être utilisé pour une fonction technique.

Si vous décidez d’avoir recours au RPI, vous devrez alors remplir avec l’artiste un document avec plusieurs données : les coordonnées des deux parties, la date et le lieu de la prestation, ainsi que le montant du défraiement.

Attention toutefois que ce montant est limité par jour (maximum 126,71€) et par an (maximum 2534,11€). Le RPI connaît également d’autres limitations : un artiste ne peut pas l’utiliser plus de 7 jours consécutifs pour un même client, il ne peut également pas émettre plus de 30 RPI par an. Il faut aussi obligatoirement demander une carte artiste à la Commission des Artistes à Bruxelles.

En tant que client, vous devrez alors vérifier le registre des prestations RPI pour être certain qu’un artiste a encore le droit de se déclarer en RPI.

C’est donc un système qui conviendra plutôt aux artistes débutants ou en cas de dépannage, si vous ne disposez par exemple pas d’un budget assez important que pour pouvoir offrir des contrats de travail respectant les barèmes salariaux en vigueur.

 

3. Contrat de travail via un BSA (Bureau Social pour Artistes)

Car le recours au RPI présente des limites, il faudra alors envisager d’autres solutions plus adaptées sur le long terme. Passer par un tiers payant ou un bureau social pour Artistes s’avère être une option attrayante lorsqu’un travailleur ne possède pas le statut d’indépendant.

L’artiste ou le technicien pourra alors comme cela facturer ses prestations tout au long de l’année à un organisateur. Le montant facturé par prestation sera contraint à une seule règle : respecter le barème minimum par fonction.

Le travailleur bénéficiera d’un contrat de travail légal et aura les mêmes avantages et devoirs qu’un employé. C’est une situation idéale pour chaque artiste ou freelance.

Pour vous, en tant que client, il s’agit aussi d’une situation intéressante car à part confirmer les prestations et payer vos factures, vous ne devrez rien faire !

Un BSA s’occupe de toute l’administration salariale et prend en charge toutes les responsabilités qui incombent à un employeur : déclarations ONSS, contrat de travail et versement du salaire, assurance maladie/et ou accident, etc. Vous pourrez alors consacrer tout ce temps gagné à la bonne organisation de votre événement.

Opter pour les services d’un BSA ou d’un tiers payant garantira aux artistes et aux techniciens une couverture sociale et légale complète liée au contrat de travail, et cela vous déchargera des tâches administratives afin que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel de votre travail.

4. Facture via asbl ou autre petite structure

Dans ce dernier cas, c’est l’asbl qui établira la facture qui sera directement responsable de l’engagement des artistes ou des techniciens et qui devra donc veiller à leur déclaration. On parle alors d’une facture de « cession de spectacle ».

Il est important ici pour vous de veiller à toujours communiquer par écrit, afin de déterminer la situation réelle et de pouvoir identifier clairement les responsabilités de chacun, notamment s’il devait y avoir un conflit.

Si vous avez des questions par rapport à la constitution ou à la gestion d’une asbl, vous pouvez par exemple vous adresser à « la Boutique de Gestion ».

Dans ce dernier cas, il est primordial que vous puissiez obtenir des preuves écrites de l’organisation avec laquelle vous travaillerez et que celles-ci témoignent de leur responsabilité quant à l’engagement des artistes et/ou techniciens qui seront mis au travail dans le contexte de votre événement. Il faudra également veiller à ce que toutes les assurances adéquates soient contractées et en ordre de leur côté.

Le tout est en fait de vous lancer et donc de bien vous renseigner à l’avance afin de trouver des solutions adaptées dans les temps. Le moment venu vous pourrez alors vivre votre évènement pleinement !

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