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Administration des concerts pour organisateurs

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Gestion administrative des concerts pour les organisateurs

Organiser un concert : quelles obligations ?

Choisir une date, trouver un musicien/un groupe, s’assurer de la logistique autour de l’évènement, accueillir des spectateurs… Voilà à quoi ressemble l’organisation d’un concert. Cela implique également d’être en ordre à plusieurs niveaux : sécurité et assurances, gestion des bénévoles, responsabilité par rapport aux prestataires techniques et aux artistes, etc. Cet article aborde ce dernier aspect et les différentes possibilités qui s’offrent à un organisateur de concert pour rémunérer un artiste en toute légalité.

Voici les 3 possibilités :

1. La facturation : facture d’une ASBL (ou autre) ou contrat de travail :

1.1. L’artiste ou le groupe adresse une facture, qui émane le plus souvent d’une ASBL qui gère ses activités.
La facture peut aussi être émise par l’artiste lui-même s’il a le statut d’indépendant, ou via une société (SPRL par exemple), mais ces cas sont plus rares dans le domaine musical. Sur le plan de cette rémunération, il n’y a donc pas de lien direct entre l’artiste et l’organisateur. Ce dernier ne sera pas assimilé à l’employeur. C’est donc une responsabilité moindre pour l’organisateur, qui par ailleurs reçoit une facture en bonne et due forme. Vivement conseillé dans ce cas : faire vérifier ces documents par un comptable afin d’être bien sûr qu’il s’agit d’une facture. L’ASBL qui adresse la facture est le plus souvent une agence de booking ou une agence qui gère la production d’artiste ou de: tournées, enregistrement, réalisation de clip par exemple*.

Le plus souvent la structure qui vous adresse la facture envoie également un contrat (souvent appelé « convention de cession de concert »), mais le plus prudent pour l’organisateur est de toujours veiller à communiquer par écrit et à l’avance, en précisant les conditions du concert : nom du groupe ou de l’artiste, la date, l’heure, le montant du cachet et ce qu’il recouvre précisément (TVA, commission d’agence, accueil, technique…), la durée du concert, ainsi que les mentions et coordonnées qui doivent apparaître sur la facture. Ceci est nécessaire afin de déterminer la situation réelle et de pouvoir identifier clairement les responsabilités de chacun en cas de conflit. Cela doit se faire au minimum par mail, au mieux via un contrat signé par l’organisateur et cette ASBL (ou autre structure).

Recevoir une facture d’une structure qui représente l’artiste ou le groupe est sans doute l’hypothèse la plus courante et la plus claire pour l’organisateur du concert. Celui-ci commande donc un concert en échange d’un cachet qu’il s’engage à payer. À charge pour la structure qui représente l’artiste de s’arranger ensuite avec l’organisateur concernant la forme de sa rémunération.

1. 2. Le contrat de travail : l’artiste ou le groupe n’a pas de structure et il désire être engagé dans le cadre d’un contrat de travail pour facturer ses prestations.

Dans ce cas, l’organisateur doit passer par un BSA (Bureau Social pour Artistes, par exemple Amplo). Cela s’avère être l’option numéro un lorsqu’un l’artiste n’a pas le statut d’indépendant et n’est pas représenté par une structure. Ceci est également valable pour les techniciens qu’il faudrait engager pour l’organisation du concert.

De la sorte, l’artiste ou le technicien peut facturer ses prestations tout au long de l’année à un ou plusieurs organisateurs. Le montant facturé par prestation est contraint à une seule règle : respecter le barème minimum par fonction.

Une fois ces formalités accomplies, le travailleur bénéficiera d’un contrat de travail légal et aura les mêmes avantages et devoirs qu’un employé. C’est une situation idéale pour chaque artiste ou freelance et le passage obligé si l’on désire bénéficier du statut d’artiste.

Pour l’organisateur, en tant que client du BSA, il s’agit aussi d’une situation intéressante. À part confirmer les prestations et payer la facture qui lui est adressée, il ne doit rien faire !

Un BSA s’occupe donc de toute l’administration salariale et prend en charge toutes les responsabilités qui incombent à un employeur : déclarations ONSS, contrat de travail et versement du salaire, assurance maladie/et ou accident, etc. ce qui permet à l’organisateur de gagner du temps et de se consacrer pleinement à l’organisation du concert.

Opter pour les services d’un BSA garantira aux artistes et aux techniciens une couverture sociale et légale complète liée au contrat de travail. Cela décharge également l’organisateur d’une bonne partie des tâches administratives.

 

2. Le « RPI » : l’artiste ou le groupe n’a pas la possibilité d’émettre une facture ou le cachet est en dessous du barème minimum pour un contrat de travail.

Le RPI, ou « régime petites indemnités » est une forme de défraiement. D’un montant limité, il sert principalement à couvrir les frais que l’artiste a pu avoir au cours de sa mission. Ils sont donc exonérés de toute taxe. En d’autres termes, le « brut » égale le « net ». Le RPI concerne uniquement les prestations artistiques, il ne peut pas être utilisé pour une fonction technique.

Pour avoir recours au RPI, il faut cependant remplir plusieurs conditions :

> Le montant d’un RPI est limité par jour (maximum 126,71€) et par an (maximum 2534,11€). Le RPI connaît également d’autres limitations : un artiste ne peut pas l’utiliser plus de 7 jours consécutifs pour un même donneur d’ordre. Enfin, un artiste ne peut dépasser le nombre de 30 RPI par an.
> L’organisateur doit pouvoir établir un document en deux exemplaires, qui reprend les coordonnées des deux parties, la nature, la date et le lieu de la prestation, ainsi que le montant du défraiement.
> Pour avoir recours au RPI, l’artiste doit obligatoirement être en possession d’une « carte artiste », délivrée par la « commission artiste » (les informations relatives à cette carte sont disponibles sur le site du SPF sécurité sociale). Si vous être organisateur et que vous devez avoir recours au RPI, exigez donc que l’artiste vous montre cette carte, et exigez également qu’il vous présente son « relevé des prestations », soit une feuille par année, qui reprend l’ensemble des RPI qu’il a perçu. Il est primordial de s’assurer que l’artiste n’a pas dépassé les montants ci-dessus, ou le nombre de RPI maximum autorisé par an, puisqu’en cas de dépassement, ces paiements sont considérés comme un salaire sur lequel aucune loi sociale ou précompte n’a été payé, ce qui entrainerait des sanctions pour l’organisateur et pour l’artiste.

Deux dernières remarques concernant le RPI, et qui concernent surtout les artistes : le RPI n’entre pas en compte pour l’obtention ou le maintien du statut d’artiste, et s’il touche des allocations de chômage, l’artiste doit « noircir » la case correspondant au jour de la prestation qui a fait l’objet d’un RPI.

Le RPI est donc une manière de clarifier la situation si l’artiste est détenteur d’une « carte artiste », et peut être une solution de dépannage si le budget du concert n’est pas assez important.

 

3. Le défraiement en tant que bénévole, si aucune des deux possibilités ci-dessus n’est praticable.

La loi prévoit qu’une organisation peut recourir à des travailleurs bénévoles. On peut donc envisager qu’un musicien soit considéré comme tel dans certains cas. Un bénévole n’est pas rémunéré, mais il peut recevoir un montant (plafonné) d’indemnités. . Un accord clair (par mail ou autre écrit) permet parfois d’éviter bien des discussions. La loi de 2005 relative aux volontaires impose également à la structure qui fait appel à des bénévoles de leur renseigner certaines informations, et notamment de disposer d’une assurance adéquate. En général, pour un organisateur de concert, ce type d’assurance est contenue dans votre « RC organisateur », mais cela ne coûte rien d’en demander la confirmation à votre courtier ou à votre compagnie d’assurance.

Le travailleur volontaire peut donc percevoir une indemnité réelle (par exemple, au nombre de km qu’il a effectué pour venir donner le concert), ou forfaitaire (maximum 34,03€ par jour ou 1361,23 euros par an). Ces montants ne sont donc pas imposables. Attention toutefois, si le bénévole dépasse les plafonds, les montants sont requalifiés en salaires, ce qui peut avoir des conséquences pour lui-même et pour l’organisateur, et contrairement au RPI, pas moyen d’avoir accès à un « relevé des prestations ». Pour se couvrir, le mieux pour l’organisateur est de faire signer une décharge par le musicien bénévole comme quoi il déclare sur l’honneur qu’il n’a pas dépassé le montant imposé et qu’il assume toutes les conséquences en cas de dépassement.

Que la prestation en tant que bénévole soit rémunérée ou pas, il faut également savoir que si ce dernier touche des allocations de chômage, il doit obligatoirement avoir l’autorisation préalable de l’ONEM pour effectuer cette prestation.

Le bénévolat est une option qui s’adresse plutôt aux musiciens ou aux groupes amateurs et qui leur permet de participer à un événement sans que cela soit considéré comme une activité professionnelle.

Le tout est en fait de prendre un maximum de renseignements à l’avance, et notamment via Court-Circuit, le bureau social pour artistes Amplo, la Boutique de Gestion et/ou Smart afin de trouver des solutions adaptées à votre situation. Le moment venu, vous pourrez alors vivre votre évènement pleinement !

Eva Van Gasse, Amplo – Loïc Bodson, La Boutique de Gestion

*Cela peut-être aussi une activité SMArt.

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    Premier BSA en Belgique, Amplo a été créé dans le but de répondre aux besoins des artistes, techniciens et autres professionnels de la création.

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    Depuis plus de 30 ans, la Boutique de Gestion accompagne des structures non-marchandes, dont des ASBL du secteur culturel et artistique. Elle peut donc vous aider en ce qui concerne la conformité de votre association, au niveau notamment du statut de bénévole, de ses relations avec les artistes ou les autres travailleurs qu’elle emploie et les conventions qui peuvent s’y appliquer, la responsabilité en tant qu’employeur ou organisateur d’évènement… etc.

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    Plus d’info : www.boutiquedegestion.be.

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