Dans le secteur culturel, la mobilisation de bénévoles est indispensable à la mise en œuvre de projets. Encadrer ces engagements demande des compétences spécifiques, à la croisée de l’organisation, du cadre légal et de l’accompagnement humain.
C’est dans cette perspective que BEE PRESENT asbl, accompagne des structures culturelles dans la gestion de leurs bénévoles. Leur but ? Créer une communauté de bénévoles valorisés, protégés et formés, tout en aidant les organisations à structurer leurs pratiques et à sécuriser leurs projets.
Dans le cadre de la formation proposée par Court-Circuit, BEE PRESENT asbl a partagé son expertise autour d’un enjeu central : professionnaliser la gestion des bénévoles. À travers cette rencontre, plusieurs axes clés ont été abordés, allant du cadre légal en Belgique aux stratégies de recrutement, en passant par les méthodes d’encadrement et de fidélisation.
Cet article propose une synthèse de ces apports, avec des outils concrets pour développer une stratégie autour des bénévoles tout en garantissant un cadre structuré, sécurisant et porteur de sens.
Comprendre le cadre légal : une base indispensable
Avant toute chose, il est essentiel de comprendre le cadre légal du bénévolat en Belgique. Il s’agit d’une activité :
- Non rémunérée,
- Libre (sans obligation),
- Réalisée pour une organisation,
- En dehors de toute activité professionnelle.
Les structures pouvant encadrer des bénévoles incluent les ASBL, les associations de fait, les fondations ou encore certains pouvoirs publics (commune, parti politique).
Les organisations ont deux obligations légales : l’information et l’assurance.
Même si une convention écrite n’est pas obligatoire, l’organisation doit obligatoirement transmettre un ensemble d’informations au bénévole (et être en mesure de le prouver) à savoir :
- Le statut de l’organisation et l’identité du ou des responsables,
- Les missions et attentes,
- Les contrats d’assurances,
- Les défraiements éventuels (et les obligations qui lui reviennent),
- Le respect (ou non) du devoir de discrétion.
Il est également obligatoire pour les organisations de prendre une assurance responsabilité civile pour ses bénévoles, ce qui permet de sécuriser à la fois les bénévoles et la structure.
Le défraiement n’est pas obligatoire mais il est réglementé. Il y a deux sortent possibles de défraiement :
- Indemnité forfaitaire qui est basé sur des plafonds annuel défini par la loi
- Remboursement de frais réels
Structurer son recrutement = parler aux bonnes personnes
Un recrutement réussi repose sur un recrutement réfléchi. Il ne s’agit pas seulement de trouver des bénévoles, mais de trouver les bons profils.
Avant de recruter, il est essentiel de définir :
- Les missions,
- Les horaires,
- Le lieu,
- Les conditions (repas, pauses, contreparties),
- Les personnes de référence.
Ensuite, il faut identifier les motivations des bénévoles. Dans le secteur culturel, on retrouve souvent différents types de profils. Les passionnés attirés par l’ambiance, les créatifs souhaitant développer leur portfolio, les profils sociables en quête de rencontres, les étudiants cherchant une première expérience professionnelle.
Il est important de savoir identifier le profil de bénévoles pour identifier la contrepartie qu’ils recherchent.
Organiser l’encadrement : avant, pendant, après
La relation avec un bénévole se construit sur le long terme (de son recrutement à son accueil dans l’équipe). Il est important de pouvoir structurer le parcours d’un bénévole au sein de votre association pour donner de la valeur à son implication.
Avant
- Définir les missions et les rôles,
- Organiser des réunions et formations,
- Transmettre les plannings,
- Identifier les référents.
Pendant
- Assurer une coordination claire,
- Prévoir des temps de pause,
- Maintenir une communication fluide,
- Garantir un encadrement accessible.
Après
- Organiser un débriefing collectif,
- Remercier les équipes,
- Valoriser leur engagement,
- Envisager la suite de la collaboration.
“Un bénévole bien encadré devient un ambassadeur. Un bénévole mal encadré devient un risque.”
Créer une véritable expérience bénévole
Dans le secteur culturel, beaucoup de bénévoles sont attirés par la proximité avec les artistes et l’univers du spectacle. Si cette attente n’est pas anticipée, elle peut perturber l’organisation voir même décrédibiliser l’évènement.
L’enjeu est donc de structurer une expérience pour éviter qu’ils ne la créent eux-mêmes.
- Accès encadré à certains moments privilégiés (balances, backstage),
- Rencontres organisées, photo de groupe,
- Moments collectifs valorisants.
Fidéliser et valoriser, un levier stratégique
La fidélisation repose sur 5 plusieurs piliers essentiels :
- Un encadrement clair,
- De la reconnaissance (remerciements, moments conviviaux),
- Des opportunités de développement (formations, responsabilités),
- Une valorisation des expériences,
- La création d’une communauté.
Les bénévoles ne recherchent pas un salaire, mais :
- De l’expérience,
- Du réseau,
- Un sentiment d’appartenance,
- Des opportunités d’apprentissage.
Les erreurs à éviter
Certaines erreurs reviennent fréquemment :
- Recruter sans définir les besoins,
- Négliger le cadre légal,
- Manquer d’encadrement ou de communication,
- Ne pas valoriser les bénévoles,
- Ignorer les attentes ou les conflits.
Ces situations peuvent entraîner désengagement, absentéisme ou abandon du projet.
Conclusion
En conclusion, le recrutement, l’encadrement et la valorisation constituent la base de tout. Trop souvent encore perçu comme une simple ressource opérationnelle, le bénévolat gagne à être envisagé comme une collaboration, fondée sur un échange équilibré entre les besoins de l’organisation et les attentes des bénévoles.
Penser cette relation comme un partenariat permet non seulement d’améliorer la qualité des événements, mais aussi de renforcer l’engagement, la fidélité et l’expérience.
Structurer son recrutement, assurer un encadrement clair et créer des formes de reconnaissance adaptées sont autant de leviers pour transformer l’expérience bénévole en un véritable moteur de développement.
BEE PRESENT asbl (contact : fleur@beepresent.be) est à votre disposition pour vous accompagner dans cette réflexion et vous aider à mettre en place des dispositifs adaptés à vos réalités de terrain.
Ressources utiles :
- Modèle note de frais : https://www.levolontariat.be/modele-de-note-de-frais-volontariat
- Modèle convention : https://boutiquedegestion.be/wp-content/files/010_boutiquedegestion.be_Volontariat_NoteInfoEtConvention.pdf
- Plus d’informations sur la loi Belge : https://conseilsuperieurvolontaires.belgium.be/fr/legislation/loi-030705.htm
- Formation chantier mobile temporaire : https://emploi.belgique.be/fr/themes/bien-etre-au-travail/lieux-de-travail/chantiers-temporaires-ou-mobiles/formation-de-base-en
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