Assurances & responsabilités : Checklist de l’organisateur
Organiser un événement implique des risques et des imprévus qu’il est crucial de gérer pour protéger la responsabilité de l’organisateur. Cette protection s’étend à divers niveaux. Voici un petit résumé des points de vigilance à garder en vue lorsque vous organisez un évènement que ce soit en intérieur ou en extérieur.
Pour un événement en extérieur, l’obtention de l’autorisation de la commune relève de la compétence du bourgmestre. Cette démarche est souvent conditionnée par la considération des mesures de sécurité, de la faisabilité logistique, des impacts locaux, et nécessite la souscription d’une assurance pour couvrir l’événement. En cas de non-respect des conditions imposées, l’organisateur risque le retrait de l’autorisation et des sanctions.
L’organisateur assume une responsabilité directe envers le public présent lors de l’événement. Cela englobe la mise en place de mesures de sécurité appropriées, la gestion des risques liés aux installations temporaires et la prévention des accidents.
Il est dans tous les cas fortement conseillé de souscrire une assurance responsabilité civile organisateur (RC organisateur) pour couvrir d’éventuels dommages corporels ou matériels causés aux participants, aux tiers ou aux biens.
Points clés à considérer en tant qu’organisateur :
1. Sécurité du public : garantir la sécurité des participants en mettant en place des mesures de prévention des accidents et des plans d’évacuation d’urgence.
2. Assurance responsabilité civile, organisateur : fortement recommandée pour couvrir les responsabilités civiles encourues pendant l’événement, y compris les frais juridiques en cas de litige.
3. Respect des normes et réglementations : se conformer aux normes légales et réglementaires en vigueur, notamment en matière de sécurité, de santé publique et d’urbanisme.
4. Communication avec les autorités et les services d’urgence : maintenir une communication transparente avec les autorités locales, y compris le Bourgmestre, pour assurer un mode opératoire fluide en cas d’incident.
La loi du 3 juillet 2005 sur les droits des volontaires impose à certains organisateurs de souscrire une assurance responsabilité civile spécifique pour les bénévoles participant à l’événement. Cela concerne les ASBL, les associations de fait employant du personnel rémunéré, ainsi que les associations de fait dépendant d’une ASBL ou d’une association de fait ayant du personnel rémunéré.
Pour les événements en intérieur, la plupart des salles sont couvertes par une assurance annuelle obligatoire (RC objective). Cependant, en tant qu’organisateur externe, il est essentiel de vérifier que cette assurance couvre l’événement dans le contrat établi avec la salle.
Des assurances complémentaires peuvent être envisagées pour le matériel, les risques climatiques ou d’annulation, bien que celles-ci soient généralement onéreuses et proposées par des assureurs spécialisés. À ce propos, nous avons rencontré Julien et Emile du festival La Nature qui nous parlent de leur expérience :
On a une RC organisateur et une tout risque qui couvre une partie du matériel qui est en location. Cependant couvrir tout le matériel son et lumière reviendrai à beaucoup trop cher, donc on décide de ne pas assurer tout le matériel. On s’était également renseigné pour les assurances couvrant les intempéries ou les pertes financières mais c’est toujours beaucoup trop onéreux pour un festival de notre taille.
Dans le cas où un évènement climatique, tempête ou autre, nous obligerait à fermer le festival un jour, on devrait à ce moment là communiquer de manière transparente avec le public pour expliquer notre situation et faire un compromis. Car dans notre cas, si on devait rembourser l’ensemble des tickets pour cause d’une annulation cela signifierait la fin du festival.
En conclusion, l’organisation d’événements requiert une gestion attentive des risques, que ce soit en intérieur ou en extérieur, afin d’assurer la sécurité des participants et de protéger la responsabilité de l’organisateur. L’obtention d’autorisations, la souscription d’une assurance responsabilité civile organisateur, le respect des normes légales, et la communication transparente avec les autorités sont des étapes cruciales. Il est recommandé de mettre en place des mesures de sécurité, de vérifier les assurances existantes, et d’évaluer la nécessité d’assurances complémentaires. Enfin, la transparence envers le public en cas d’incidents ou d’annulations est essentielle pour maintenir la confiance.