Sécurité et planification : les clés pour un événement en plein air réussi

Alors que la saison des festivals approche à grands pas, les organisations événementielles sont déjà en pleine effervescence, finalisant les préparatifs de leurs événements. Les plus grands festivals ont déjà dévoilé leur programmation. Dans ce contexte, nous explorons les fondamentaux de l’organisation d’un événement en plein air, avec un focus particulier sur les aspects cruciaux de la sécurité et de la planification.

Lieu et autorisations

Dans le cas d’un événement public en plein air, l’autorisation du bourgmestre est nécessaire. En tenant compte de l’ampleur de l’événement, un dossier de sécurité doit être présenté à la commune lors d’une réunion avec l’organisation, la commune et les services d’urgences (pompiers, secouristes, police). La demande doit être faite dans le respect des délais impartis par la commune accueillant l’événement. Lors de cette réunion, l’organisation présente son plan de mobilité, d’urgence et d’implantation. Le plan d’implantation est un élément important de ce dossier. Il comprend l’ensemble des infrastructures montées sur le site ainsi que la localisation des sorties de secours et des extincteurs. Un dossier bien préparé garantit donc une bonne impression et fait gage de professionnalisme et de confiance auprès des partenaires présents.

Les services de secours seront attentifs aux accès de secours pour les véhicules d’urgence, les sorties de secours et leur signalement pour le public ainsi que les moyens d’extinction et leurs dispositions. Sur demande, la police peut également mettre en place une ordonnance dans le cas où la circulation sur la voie publique devrait être modifiée. Enfin, les services de l’environnement de la commune (voir de la région dans certains cas) auront également à émettre un avis sur les normes sonores à respecter ainsi que l’horaire.

Julien et Émile du festival La Nature ont réussi à construire cette relation de confiance avec la commune en proposant un format inédit jusque là en Belgique : 40h de musique non-stop sur un week-end.

Après avoir développé une relation de confiance avec la commune les premières années. Nous avons fait une demande pour maintenir la musique durant tout le week-end (environ 40 h non-stop). La commune nous a fait confiance et nous a juste demandé si nous étions conscients de ce que ça représentait en termes de personnel et de shifts pour maintenir un service et une sécurité constante durant autant d’heures. L’expérience s’est bien déroulée et nous avons depuis la confiance de la commune pour maintenir ce format.

Au Bluebird à Evelette, c’est le même constat :

Il y a une confiance, cela fait 12 ans qu’on organise le festival et de manière totalement responsable. Le festival se déroule dans le parc de la maison communale, une proximité et une confiance se sont créées notamment dues au fait qu’ils nous voient monter le festival durant une semaine dans leur jardin. 

Nicolas Jaumain

Pour résumer, la procédure est donc la suivante :

1. Demande d’autorisation écrite : dossier de sécurité & plan d’implantation
2. Examination de la demande au collège communal
3. En cas d’autorisation, réunion de sécurité avec les services d’urgences.

Le point clé est donc la constance et la confiance à construire avec les autorités locales dans le cas d’un événement qui se voudrait récurrent.

Normes de sécurité

Au niveau des sorties de secours, en fonction de la taille de l’événement, il faudra en prévoir plus ou moins. La prescription générale à respecter est de prévoir 1m de sortie de secours par tranche de 100 personnes. Ces sorties doivent être signalées par des pictogrammes lumineux en cas de coupure de courant, ceux-ci sont donc généralement sur batterie autonome.

Les pompiers vont également fournir un avis sur le nombre d’extincteurs à prévoir. Ceux-ci seront disposés aux lieux clés du festival et mentionnés sur le plan d’implantation. Pour citer quelques lieux clés : groupe électrogène, stands de nourriture, scène et régie, bar, camping et mâts d’éclairages, etc.

Enfin, généralement des procédures d’urgence sont à instaurer et à faire connaître à toute l’équipe de production et de sécurité. Que ce soit en cas d’incendie, bagarre, accident ou encore alerte à la bombe. Un plan doit être établi en avance et connu des services d’urgence ainsi que de l’organisation.

L’installation électrique du festival doit être contrôlée par un organisme agréé. Les lignes électriques doivent être sécurisées et la prise de terre correctement installée. C’est ce qu’on nomme la réception de l’installation. Ce même contrôle est fait pour les chapiteaux présents sur le site ouvert aux publics. Il est donc recommandé de passer par un professionnel afin de penser le plan électrique lors d’un grand événement.

Service de gardiennage

Fermer le site d’un festival après le dernier concert n’est pas toujours chose aisée. Pour cette raison, il vous faudra travailler avec une société de gardiennage agréée. Les professionnels de la sécurité sont formés pour intervenir dans la plupart des situations pouvant survenir lors d’un événement. Bien que ce service à un coût à ne pas prendre à la légère, il est également le prix de la tranquillité pour une organisation afin de prévenir toute situation d’urgence pouvant survenir.

Nicolas au Bluebird nous explique comment ils fonctionnent avec leurs prestataires :

Avec la commune, on se met d’accord sur un nombre d’agents cohérent vis-à-vis de la jauge du festival et de son ambiance. On leur communiquera ensuite en amont les règles établies concernant la fermeture du site ainsi que des fouilles. Les agences de sécurité sont toujours agréées et le personnel en possession d’une carte d’identification gardiennage. Au niveau des fouilles, les agents demandent systématiquement d’ouvrir les sacs, mais ils ne peuvent pas fouiller. Par contre, nous avons une charte pour le camping dans laquelle nous interdisons les objets dangereux.

Gestion des déchets

Au niveau de la gestion des déchets, la supervision est du domaine de compétence des régions. La gestion, la collecte et le traitement des déchets sont généralement organisés par des intercommunales. Il faudra signer une convention avec ces organismes pour l’évacuation des déchets après l’événement. Ceux-ci doivent être triés par fraction de tri (tout-venant, PMC, papiers-cartons). Des îlots de tri sont généralement disponibles auprès des intercommunales ou des communes en prêt ou en location. Bien que ce ne soit obligatoire que depuis janvier 2024, certains festivals appliquaient déjà un quatrième tri de déchets : les déchets organiques compostables.

À ce titre, les équipes d’Esperanzah sont exemplaires. Florence Higuet :

Dans nos îlots de tris accessibles aux festivaliers, il y a 4 fractions disponibles. Nous appliquons ensuite un second tri par nos équipes pour être sûr de la qualité de celui-ci avant de le remettre au BEP – environnement (Province de Namur) et ses filières de recyclage. Nous avons également deux centres de tri sur le festival avec 22 fractions de tri de déchets et leur container attitré avec une équipe opérationnelle à cette tâche durant toute la durée du festival. 

Conclusion

Pour boucler la boucle, organiser une sauterie en plein air, du type festival, ce n’est pas de la tarte. Ça demande un max de préparation et de jouer serré avec les autorités du coin, les secours, sans oublier les autres partenaires dans le coup. Quand on regarde le succès de festivals comme La Nature et Bluebird, ça saute aux yeux : avoir une bonne entente avec la commune, c’est la clé. Ça prouve qu’on est des pros capables de gérer un méga événement sans accrocs. Se pencher sérieusement sur la sécurité, le contrôle de foule, le tri des déchets et le respect de l’environnement, c’est pas juste une corvée légale, mais plutôt le secret pour que tout se passe comme sur des roulettes.

Du coup, il est judicieux de garder un œil sur ces détails dès qu’on commence à imaginer l’événement et de rester en lien étroit avec tout ce petit monde. Une préparation aux petits oignons et un dévouement pour la sécurité et le bien-être de la planète sont de mise. Alors, pour tous les organisateurs en herbe qui rêvent de voir leur festival décoller, adopter une vision à 360 degrés, qui prend en compte la sécurité, l’éco-responsabilité et le bon temps pour les festivaliers, est crucial. En suivant ce fil d’Ariane, non seulement l’événement promet d’être une réussite, mais il pose aussi les fondations d’une tradition pérenne, gagnant la confiance et le cœur des gens du coin et des autorités.